批量发送邮件到指定邮箱：4种实用方法（新手秒会）

新手想批量发邮件，常陷入两个误区：要么找不到合适的工具，要么发出去的邮件全进垃圾箱。其实核心是“选对工具+踩准细节”。结合10+中小企业梳理批量发件流程的经验，重新整理了4套落地方案，覆盖从0到1的操作步骤，还有新手专属的避错清单，看完直接能落地。

一、新手必看：批量发邮件的核心逻辑

很多人一上来就找工具，忽略了前期准备，导致效率低还容易出错。批量发邮件的核心逻辑就3点：先明确需求、再选对工具、最后把控细节。其中“明确需求”是基础，新手可以先问自己3个问题：

发多少？：单次100封以内是小规模，100-500封是中小规模，500封以上是大规模，不同量级对应不同工具；

要不要个性化？：只是发通用通知（如放假通知），简单工具就够用；要加收件人姓名、专属信息（如客户专属优惠），就得选支持变量的方法；

自己能操作吗？：不懂编程就选无代码工具，有基础可以尝试脚本，避免选到超出自己能力范围的方案。

二、4套新手友好的批量发件方案

方案1：网页邮箱直送（零门槛，小规模应急首选）

适合场景：部门内部通知、亲友聚会邀请、临时小范围告知，单次≤50封（超过易限流）；

适用人群：完全不懂工具，只想快速发完邮件的新手；

用到的工具：QQ邮箱/网易邮箱/企业微信邮箱（网页版）；

新手专属操作步骤（避坑版）：

登录网页版邮箱，点击顶部「写信」，进入编辑界面；

关键一步：设置收件人（重点避隐私泄露坑）

如果不想让收件人互相看到地址：在「密件抄送（BCC）」栏粘贴所有邮箱地址，用英文逗号分隔（别用中文逗号，会识别失败），收件人栏填自己的邮箱即可；

如果经常给同一批人发：先去「通讯录」创建分组，比如“市场部同事”“活动参与者”，批量添加邮箱后，写信时直接选分组，不用每次都粘贴；

编辑主题和正文：主题别太长（8-12字最好），正文尽量简洁，避免大段文字；

发送前检查：先点「保存草稿」，再预览一遍，确认邮箱地址没漏、没多打符号，然后点击「发送」。

新手避错：QQ邮箱单次最多发50封，网易邮箱最多100封，超出会被临时限制发送（一般24小时后恢复）；千万别用这个方法发营销邮件，90%会进垃圾箱，还会影响邮箱信誉。

方案2：Excel+Outlook邮件合并（个性化首选，中小规模适用）

适合场景：客户节日问候、员工生日祝福、学员定制化通知，单次100-300封；

核心优势：不用花钱，就能实现“一对一”个性化，比如每封邮件开头都是“XX您好”，比群发通用文案打开率高很多；

新手操作步骤（附Excel模板技巧）：

整理Excel收件人表（关键基础）：新建Excel，第一行填表头，必须包含「姓名」「邮箱地址」，如果需要其他个性化信息（如公司、职位）也可以加上；注意：邮箱地址别带空格，空值行要删除，否则会发送失败；

打开Outlook关联Excel：打开Outlook，点击「开始」选项卡，找到「邮件合并」按钮，选择「电子邮件」；

导入收件人列表：选择「使用现有列表」，找到做好的Excel文件，选中包含收件人信息的工作表，点击「确定」；

添加个性化内容：在邮件正文里，比如开头要加姓名，就点击「插入合并域」，选择「姓名」，此时正文会出现「<姓名>」，预览时会自动替换成每个收件人的名字；

发送设置：可以选择「立即发送」，也可以「分批发送」（比如先给10个人发，确认没问题再发剩下的），发送后在「已发送邮件」里能查看发送状态。

新手避错：如果是Office 2016及以下版本，可能会出现Excel和Outlook不兼容的情况，建议升级版本或用WPS；Outlook每天最多发300封，超过会被限流，分上午、下午两批发更稳妥。

方案3：专业邮件工具（大规模营销/通知首选，新手也能会）

适合场景：企业产品推广、老客户召回、跨境业务通知，单次300封以上，需要看打开率、点击率数据；

推荐工具：Brevo（免费版够用）、Mailchimp（操作简单）、Geedsend（跨境送达率高）；

以Geedsend为例（新手最易上手）操作步骤：

注册登录：用企业邮箱注册Brevo账号，完成实名认证（避免账号被封）；

创建收件人列表：进入「联系人」模块，点击「新建列表」，给列表命名（如“2024老客户”），然后下载平台提供的Excel模板，按模板填写姓名、邮箱，批量上传；

验证邮箱：上传后点击「验证列表」，平台会自动筛选出无效邮箱（如不存在、格式错误），删除这些邮箱能提升送达率；

制作邮件模板：选择平台自带的免费模板（有节日、营销、通知等多种类型），用拖拽功能编辑正文，需要个性化就插入「动态字段」（如姓名、购买记录）；

设置发送规则：选择发送时间（可以立即发，也可以定时发，比如跨境客户选当地工作时间），设置发送批次（每小时发1000封，避免一次性发太多被标记垃圾）；

发送后看数据：发送完成后，在「报表」模块能看到送达率、打开率、退订率，比如打开率低，下次就优化邮件主题。

新手避错：免费版额度可供新手用，比如Geeksend可领取体验积分，不用一开始就付费；营销邮件必须在标题标注「【广告】」，正文加退订入口，否则会违反《反垃圾邮件法》，账号可能被封。

方案4：Python脚本+SMTP（技术型，大规模自定义需求适用）

适合场景：企业自建系统触发邮件（如下单成功通知、物流提醒）、单次1万封以上大规模发送，需要自定义发送逻辑；

适用人群：有基础Python编程能力的新手，或有技术团队支持；

新手简化操作步骤：

准备SMTP信息：去SMTP服务商（如SendGrid、阿里云邮件推送）注册，获取SMTP服务器地址、端口号和密钥（比如SendGrid的SMTP地址是smtp.sendgrid.net，端口587）；

编写基础脚本：用Python的smtplib库和email库，核心逻辑是读取Excel里的收件人信息，循环发送每封邮件；这里给新手一个简化代码思路：先导入需要的库，再设置发件人信息、读取Excel数据，最后写循环发送函数；

设置发送间隔：在脚本里加一个延迟函数（比如每发送1封停0.1秒），避免每秒发送太多被服务商拉黑；

测试后发送：先找2-3个测试邮箱发一遍，确认邮件格式没问题、能正常收到，再批量执行脚本。

新手避错：一定要完成SPF、DKIM、DMARC三认证（在域名控制台添加对应的TXT记录），否则邮件会被拦截；脚本里要加退信处理逻辑，收到退信后自动删除对应的无效邮箱，避免重复发送。

三、新手专属：不同场景方案速选表

临时小规模通知（≤50封）：网页邮箱直送（零门槛、零成本）；

中小规模个性化需求（100-300封）：Excel+Outlook邮件合并（不用额外工具）；

大规模营销/需要数据追踪（≥300封）：专业邮件工具（Brevo/Mailchimp，新手首选）；

大规模自定义/触发式需求（≥1万封）：Python脚本+SMTP（有技术基础适用）。

四、新手最后必看：批量发邮件的3个关键提醒

1. 先测试再批量：不管用哪种方法，都要先找几个测试邮箱发一遍，确认邮件能正常收到、格式没问题，再批量发送，避免出错；

2. 保护收件人隐私：别把所有收件人直接填在「收件人」栏，要么用密件抄送，要么用分组发送，避免收件人互相看到地址；

3. 合规是底线：禁止购买、抓取陌生邮箱发营销邮件，只能用用户主动授权的邮箱（如官网订阅、用户同意接收），否则会承担法律责任。

其实批量发邮件对新手来说，不用追求复杂的方法，先从网页邮箱或专业工具的免费版开始，熟悉后再根据需求升级。核心是“匹配场景+做好细节”，这样既能保证送达率，又能提升效率。如果是首次尝试，建议先从方案1或方案3开始，上手最快。